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El problema de los periféricos queda claro en el propio término: «periféricos». Elementos que están en la periferia. ¿Por qué deberían los equipos de TI dedicar tiempo y atención a una parte tan insignificante de su equipamiento? ¿Acaso no son los ordenadores portátiles y de sobremesa, el verdadero núcleo de su infraestructura, lo que realmente importa?
La realidad es que todo importa. Si el equipo de TI recibe llamadas de usuarios descontentos con sus monitores, ratones, teclados, cámaras web, altavoces, auriculares o estaciones de acoplamiento, está perdiendo tiempo. Y no olvidemos que esos usuarios tampoco están satisfechos. Eso significa, casi con toda seguridad, que son menos productivos de lo que podrían ser.
Este artículo se centra en una serie de soluciones prácticas para reducir la carga de trabajo del equipo de TI. Puede que te sorprenda, incluso que te deje con la boca abierta, la diferencia que pueden llegar a marcar.
Empecemos por el sencillo reto de la gestión de activos. Bueno, eso no es del todo cierto. Quizá la gestión de activos era sencilla cuando solo había que preocuparse por los equipos que los empleados tenían sobre sus mesas en la oficina, pero las formas de trabajar actuales son muy diferentes.
Es probable que muchos de tus trabajadores del conocimiento hayan adoptado un modelo de trabajo híbrido. Esto significa que la responsabilidad del equipo de TI ya no se limita a una oficina central, sino que se extiende a cientos de oficinas domésticas. ¿Cómo se puede llevar un control de todos esos equipos?
Existen herramientas de terceros que pueden ayudar, pero la forma más sencilla de abordar el problema es controlarlo desde el origen. Sabes qué activos hay en uso porque dispones de un inventario centralizado de los productos de un único fabricante.
No se trata simplemente de marcar una casilla en una lista de tareas. El objetivo es facilitar la implementación de actualizaciones de seguridad y firmware, y garantizar que los empleados puedan trabajar de forma segura y productiva. Además, debería reducir tanto el número como la duración de las llamadas al equipo de TI, ya que se reduce considerablemente la cantidad de variables.
Una de las razones por las que los empleados llaman al departamento de TI es que, sencillamente, no pueden hacer su trabajo. Pensemos, por ejemplo, en las videollamadas. Ahora ocupan una parte importante de la jornada laboral, pero si alguien tiene problemas para escuchar lo que dicen los demás o su cámara no funciona correctamente, acabará generando una incidencia más para el equipo de TI.
Lo mismo ocurre al elegir cualquier herramienta de productividad. Los estudios demuestran que las personas pueden trabajar hasta un 43 % más rápido con una pantalla externa, un ratón y un teclado que utilizando únicamente un portátil. Evita que los usuarios frustrados llamen al equipo de TI para quejarse y proporciónales las herramientas que necesitan para trabajar de forma eficaz.
No estamos en contra del Wi-Fi, pero si los empleados pueden utilizar una conexión de red por cable cuando trabajan en su escritorio, ¿por qué no aprovecharla? Aquí es donde un concentrador USB o un «monitor con concentrador» (Hub Monitor) tiene mucho sentido. Siempre que el usuario esté conectado al monitor y este disponga de una conexión Ethernet por cable, tendrás una conexión inalámbrica menos de la que preocuparte.
¿Una ventaja adicional? Gracias a las herramientas de gestión remota, los equipos de TI pueden administrar los dispositivos a través de la conexión de red por cable, tanto si el usuario trabaja desde casa como si lo hace desde la sede de la empresa.
Las estaciones de acoplamiento también facilitan mucho la organización del espacio de trabajo, ya que ofrecen puertos USB para conectar todos los periféricos que se utilizan en el escritorio.
El proceso de identificar y diagnosticar una avería resulta mucho más sencillo cuando el equipo de TI conoce los productos que utilizan los empleados. ¿No funciona el teclado inalámbrico? Si conoces bien la marca y el modelo, sabrás dónde está el interruptor de encendido, cuánto deberían durar las pilas y qué indicadores luminosos deberían aparecer.
Ahora multiplica esto por todos los productos que pueden utilizar los empleados y entenderás cuánto tiempo se puede ahorrar.
Es inevitable que, de vez en cuando, algo falle. Aunque puedes reducir el riesgo contratando una garantía (volveremos sobre ello más adelante), eso solo resuelve la mitad del problema. A los usuarios no les importa cuánto tenga que pagar la empresa: simplemente quieren que sus dispositivos funcionen.
Una forma de evitar estos problemas es elegir un tipo concreto de producto para los empleados. Volvamos al ejemplo de los trabajadores híbridos que participan a diario en videollamadas. Si eliges un teclado adaptado a tus necesidades, como el Dell Pro Wired Collaboration Keyboard, también deberías comprar unidades de repuesto para poder enviarlas de inmediato cuando sea necesario.
Lo mismo se aplica a los componentes de los dispositivos, ya sean fuentes de alimentación, pantallas de portátiles o unidades SSD. Todo resulta mucho más sencillo cuando se estandarizan los equipos.
Cuando se trata de ofrecer asistencia técnica para los productos de TI, la familiaridad no genera desprecio, sino confianza. Los equipos de TI no solo sabrán qué tipo de preguntas pueden plantear los usuarios, sino que incluso podrán anticiparse y responderlas durante el proceso de implementación.
Si surge alguna pregunta inesperada, conocerán suficientemente bien el producto como para responder por sí mismos o sabrán exactamente a qué compañero o proveedor deben dirigirse.
Una buena garantía no consiste únicamente en evitar gastos imprevistos. También permite ofrecer a los usuarios asistencia rápida y sencilla durante un periodo de tiempo garantizado. Supongamos que quieres que los equipos informáticos de tu empresa duren tres años. En ese caso, contrata una garantía que cubra todo ese periodo.
Todo resulta aún más sencillo cuando compras a un único fabricante. Dispones de un solo punto de contacto y el proceso puede llegar a estar parcialmente automatizado. Cuando algo falla, es posible que ni siquiera tengas que involucrar al equipo de TI.
La formación de los nuevos empleados es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa. El objetivo es que puedan empezar a trabajar de forma productiva lo antes posible, y esto también se aplica a los nuevos integrantes del departamento de TI. Si puedes decirles «solo utilizamos equipos de este fabricante», estarás simplificando de inmediato todo lo que necesitan aprender.
Por supuesto, esto también beneficia a los nuevos miembros de cualquier otro departamento: Recursos Humanos, marketing, ventas, atención al cliente y muchos más. Si compras a un gran fabricante como Dell, también es muy probable que los nuevos empleados ya estén familiarizados con sus productos, desde los ordenadores hasta las pantallas.
Una de las tareas más tediosas para los equipos de TI es crear y mantener bases de conocimiento para los empleados, que pueden ser tan sencillas como una sección de preguntas y respuestas frecuentes en la web de la empresa. Cualquier medida que permita simplificar este trabajo será bienvenida.
¿Qué tal si ofreces a los empleados una única aplicación para controlar la configuración de todos sus periféricos? En el caso de Dell, esta solución es Dell Display and Peripheral Manager. Permite gestionar desde un mismo lugar todo tipo de dispositivos: monitores, estaciones de acoplamiento, cámaras web, ratones, teclados y auriculares.
El mismo principio se aplica a los portales de autoservicio para solicitudes habituales de hardware y software. Cuanto menor sea la variedad de productos, más fácil será mantener la información actualizada.
¿Otra posibilidad? Externalizar determinados aspectos del trabajo del departamento de TI que le impiden centrarse en lo realmente importante. Un estudio Forrester Total Economic Impact, encargado por Dell Technologies y Verizon Business en mayo de 2025, estimó que el coste mensual medio por dispositivo de usuario final se redujo de unos 27 dólares a 18 dólares al adoptar la solución Dell APEX PC as a Service (PCaaS).
